Klankbordgroep activiteit verslag

Betreft
Klankbordgroep activiteit exitprocedure
Methode Bijeenkomst
Datum 27 juni 2024
Voorzitter werkgroep
Indra Henneman
Aanwezig namens scholen en leveranciers
 11
Doelen
 Sluiten de uitkomsten van de werkgroep aan bij de ideeën en wensen van scholen en leveranciers?
Vraagstelling 
 Is het belangrijk dat elke deelnemer een continuïteits- en/of exitplan maakt?
 
 Is het belangrijk dat Edu-V controleert of er een continuïteits- en/of exitplan is met aandacht voor de genoemde onderwerpen?
 
 Bevat het format van het continuïteits- en/of exitplan de belangrijkste onderwerpen die aan bod moeten komen?
 
 Is het duidelijk hoe het proces voor uittreding werkt?
 
 Geeft het voorgestelde proces voor uittreding voldoende vertrouwen?

Documenten

Presentatie pdf (1,56 MB)
Resultaten Mentimeter pdf (1,48 MB)

Inzichten l belang van een continuïteits- en/of exitplan

De meerderheid van de scholen en leveranciers vindt het belangrijk dat elke deelnemer een continuïteits- en/of exitplan maakt.
De voornaamste reden hiervoor is dat het een keten betreft, waarbij het wegvallen van een schakel problemen kan opleveren voor de rest. Het is dan goed om over die situatie vooraf al te hebben nagedacht.
Wel wordt aandacht gevraagd voor de opmerking of de voorgestelde oplossing (een exitplan) geen drempel opwerpt bij toetreding.
In het plan moet aandacht zijn voor de wederkerigheid van de gegevensuitwisseling in het afsprakenstelsel. Een deelnemer stelt gegevens beschikbaar, maar neemt deze ook af. Op het moment dat de deelnemer uittreedt, moet dus over uittreding bij beide situaties zijn nagedacht. Is er achteraf nog sprake van een evenwichtige situatie in het stelsel?
Ook wordt benadrukt dat het voor scholen en andere deelnemers belangrijk is om inzage te hebben in de exitplannen van leveranciers. Zo kunnen zij zich eventueel voorbereiden op de geschetste situatie(s) en afspraken die de leveranciers in dat plan hebben opgenomen.

Inzichten l belang controle op het continuïteits- en/of exitplan

Ook hier vindt de meerderheid van de aanwezigen het belangrijk dat Edu-V controleert of er een continuïteits- en/of exitplan is.
Hiervoor wordt de volgende onderbouwing gegeven:

  • Van een keurmerk mag verwacht worden dat de naleving en kwaliteit ervan wordt bewaakt.
  • Transparantie over de gevolgen als een deelnemer uittreedt en wat er gebeurt met de gegevensuitwisseling is wenselijk, om de impact op het onderwijsproces zo klein mogelijk te houden.
  • Scholen en andere deelnemers moeten ervan uit kunnen gaan dat er is nagedacht over het uittredingsproces, zodat zij er zo min mogelijk hinder van ondervinden als een uittreding zich voordoet.
Vanuit een ‘neutraal’ standpunt wordt aangegeven dat ook bij een aanbestedingsprocedure van een school gevraagd wordt om deze informatie. Er wordt een vraagteken gezet bij de rol van Edu-V hierin.

Vanuit Edu-V wordt aangegeven dat het bij een aanbesteding gaat over de dienstverlening van de leverancier aan de school. Edu-V vraagt om plannen voor de uittreding uit het stelsel, inclusief de bijbehorende gegevensuitwisseling, en niet om plannen voor het beëindigen van de dienstverlening aan de school. Die dienstverlening aan de school kan, afhankelijk van de situatie en de afspraken hierover, gecontinueerd worden. Daar gaat Edu-V inderdaad niet over.
Als kritische noot wordt meegegeven dat het wellicht handiger is om over een uittreding alleen voorwaarden op te nemen in de toetreding en geen plan te vereisen.

Inzichten l format van het continuïteits- en/of exitplan

Vrijwel iedereen is van mening dat het format de belangrijkste onderwerpen bevat die aan bod moeten komen bij een continuïteits- en/of exitplan.
Het format is een duidelijke leidraad en biedt houvast aan alle partijen.
De continuïteit wordt als belangrijkste onderdeel benoemd.
De aanwezigen geven aan dat het niet nodig is om onderscheid te maken tussen gedwongen of vrijwillige uittreding. Voor beide geldt hetzelfde plan en dezelfde onderwerpen.

Inzichten l duidelijkheid en vertrouwen proces uittreding

De helft van de aanwezigen geeft aan dat het duidelijk is hoe het proces uittreding werkt, maar de andere helft geeft aan dat het nog niet duidelijk is.
Gevraagd wordt om de rol van Edu-V in het controleren en naleven van deze afspraken nog verder te beschrijven.
Een deel van de scholen en leveranciers geeft aan dat het voorgestelde proces voldoende vertrouwen geeft, een deel weet het niet en één groepslid is het hier niet mee eens.
Het geeft vertrouwen, omdat deelnemers op voorhand aan het denken worden gezet over continuïteit en dat het aan alle deelnemers wordt gevraagd.
De reden waarom scholen en leveranciers nog niet weten of het vertrouwen geeft, is omdat het hen wel vertrouwen geeft, maar ze het voor de andere partijen die betrokken zijn in de keten nu niet kunnen inschatten.
De genoemde reden waarom het geen vertrouwen geeft, is omdat er niet op nageleefd kan worden. Een deelnemer vertrekt immers uit het stelsel en hiermee is verdere naleving door Edu-V op de uitvoering van het plan niet mogelijk. Ook wordt aangehaald dat het in de praktijk toch vaak anders gaat, dan dat op voorhand is bedacht in een plan.
Het zou helpen als de benaming voor het ‘exitplan’ beter aansluit bij wat daadwerkelijk mogelijk is op het onderwerp uittreding. Een deel van de aanwezigen geeft aan dat ze bij een plan verwachten dat toegezien wordt op de uitvoering daarvan, terwijl dit niet door Edu-V mogelijk zal zijn. Het betreft daarmee meer een intentie of een voorstel van de deelnemer over de aanpak bij uittreding.